Türkiye’deki bir irtibat bürosu; pazar araştırması, tanıtım, tedarikçi takibi, kalite kontrol, koordinasyon ve raporlama gibi gelir yaratmayan faaliyetleri yürütebilir. Mal veya hizmet satamaz, fatura düzenleyemez, sipariş alamaz, müşteri tahsilatı yapamaz ve komisyon geliri elde edemez. Değerlendirmede büronun adı değil, çalışanların fiilen yaptığı işler esas alınır.
Temel kural: faaliyet gelir yaratıyor mu?
Yabancı şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu açabilmesi, bu büroların ticari faaliyette bulunmaması şartına bağlıdır. Faaliyetler ayrıca kuruluş izninde belirtilen kapsamla uyumlu olmalıdır. Uygulamada sınır her zaman net değildir: bir çalışanın potansiyel müşteriyle görüşmesi pazar araştırması sayılabilirken, aynı çalışanın fiyat vermesi, sipariş alması veya sözleşme şartlarını kesinleştirmesi ticari faaliyet riski yaratır.
- Faaliyet sonucunda Türkiye’de gelir elde ediliyor mu?
- Türkiye’deki müşteriye mal veya hizmet sunuluyor mu?
- Çalışan, satış veya sipariş sürecini sonuçlandırıyor mu?
- İrtibat bürosunun banka hesabına müşteri ödemesi geliyor mu?
- Büro ana şirketi destekliyor mu, yoksa ticari operasyonu fiilen kendisi mi yürütüyor?
Faaliyet spektrumu
İrtibat bürosunun yapabileceği faaliyetler
Pazar araştırması
Pazar büyüklüğü, rakipler, ithalat verileri, fiyat seviyeleri ve dağıtım kanalları araştırılıp ana şirkete raporlanabilir.
Tedarikçi araştırması
Üretici belirlenebilir, kapasite bilgisi toplanabilir, fabrika ziyaret edilebilir. Satın alma sözleşmesi ve ödeme ana şirkette kalmalıdır.
Kalite kontrol
Üretim süreci takip edilebilir, numune incelenebilir, sevkiyat öncesi kontrol yapılıp kalite raporu gönderilebilir.
Fuar ve etkinlik katılımı
Fuar, konferans ve oda etkinliklerine katılınabilir. Fuarda satış yapılması, sipariş kabulü veya tahsilat sınırı aşar.
Koordinasyon ve raporlama
Ana şirket ile tedarikçi, distribütör, danışman ve kamu kurumları arasındaki bilgi akışı sağlanabilir; düzenli rapor sunulabilir.
Ofis, personel ve banka
Ofis kiralanabilir, personel istihdam edilebilir, banka hesabı açılabilir. Hesap yalnızca faaliyet finansmanı için kullanılır.
Gri alan: üç kritik faaliyet
1. Müşteri görüşmeleri. Şirketi tanıtmak ve ihtiyaç öğrenmek amacıyla görüşülebilir.
Uygun: “Ana şirketimizin ürün grupları bunlardır.” · Riskli: “Bu ürünü size 100.000 avroya satabiliriz, teslimatı gelecek ay yaparız.”
2. Fiyat çalışmaları. Pazar araştırması kapsamında fiyat seviyeleri hakkında bilgi toplanabilir. Bağlayıcı pazarlık yapılması, indirim oranının belirlenmesi veya nihai teklifin onaylanması satış sürecinin Türkiye’den yürütüldüğünü gösterebilir.
Daha güvenli yöntem: çalışan ihtiyacı toplar, resmî teklifi ana şirket hazırlar ve müşteriye gönderir. Bu yöntem tek başına riski ortadan kaldırmaz; çalışanın fiilî rolü ayrıca değerlendirilir.
3. Teknik destek. Genel teknik bilgi verilebilir, kullanıcı geri bildirimi toplanıp ana şirkete aktarılabilir.
Riskli: müşteriye düzenli bakım, onarım, montaj, eğitim veya ücretli servis sunulması. Mühendislerin sahada uzun süre çalışması ve teslimat kabulü yapması, iş yeri oluşumu riskini de gündeme getirir.
İrtibat bürosunun yapamayacağı faaliyetler
Fatura düzenlemek
Müşteriye satış faturası kesilemez. Ofis, kira ve personel giderlerine ilişkin tedarikçi faturası almak mümkündür.
Tahsilat almak
Türk müşterilerden satış bedeli, hizmet bedeli veya komisyon tahsil edilemez. Hesap yalnızca gider finansmanı içindir.
Mal veya hizmet satmak
Ürün satışı, ücretli danışmanlık, abonelik, bakım bedeli veya komisyon geliri mümkün değildir.
Satış sözleşmesi imzalamak
Kira ve iş sözleşmeleri yapılabilir; müşteri satış sözleşmesinin büro tarafından imzalanması ticari faaliyet sayılabilir.
Sipariş almak
Talebi ana şirkete iletmek ile bağlayıcı sipariş almak farklıdır. Sipariş onayı ve teslimat taahhüdü sınırı aşar.
Stok tutup dağıtım yapmak
Sınırlı numune bulundurulabilir. Ticari stok, depo ve sevkiyat operasyonu ticari faaliyete işaret eder.
En kritik başlık — operasyonun fiilen Türkiye’den yönetilmesi: Türkiye’deki ofis satış kararlarını alıyor, fiyatları belirliyor, siparişleri onaylıyor, gelir hedefinden sorumlu tutuluyor veya ana şirket adına bağlayıcı karar veriyorsa, ticari faaliyetin fiilen Türkiye’den yürütüldüğü iddia edilebilir. Unvan belirleyici değildir: “irtibat bürosu temsilcisi” unvanlı bir kişinin fiilen satış direktörü gibi çalışması riski ortadan kaldırmaz.
20 faaliyetlik hızlı tablo
| Faaliyet | Değerlendirme | Dikkat edilecek konu |
|---|---|---|
| Pazar araştırması | Yapılabilir | Satış sürecine dönüşmemeli |
| Rakip analizi | Yapılabilir | Ana şirkete raporlama amacı taşımalı |
| Potansiyel müşteri görüşmesi | Sınırlı | Fiyat ve sipariş kesinleştirilmemeli |
| Ürün tanıtımı | Yapılabilir | Satış ve tahsilat yapılmamalı |
| Fuara katılım | Yapılabilir | Sipariş kabul edilmemeli |
| Tedarikçi araştırması | Yapılabilir | Satın alma ana şirketçe yapılmalı |
| Kalite kontrol | Yapılabilir | Üretim faaliyeti üstlenilmemeli |
| Bölgesel koordinasyon | İzne bağlı | Gelir yaratıcı operasyona dönüşmemeli |
| Teknik bilgi aktarımı | Yapılabilir | Ücretli servise dönüşmemeli |
| Ana şirkete raporlama | Yapılabilir | Bürosunun en doğal işlevi |
| Çalışan istihdamı | Yapılabilir | Bordro ve SGK işlemleri yürütülmeli |
| Ofis kiralama | Yapılabilir | Sözleşme ve yetki düzeni doğru kurulmalı |
| Banka hesabı açma | Yapılabilir | Ticari tahsilat alınmamalı |
| Fiyat belirleme | Riskli | Nihai ticari karar ana şirkette olmalı |
| Müşteriye fatura kesme | Yapılamaz | Şube veya şirket gerekir |
| Müşteri tahsilatı | Yapılamaz | Hesap yalnızca faaliyet finansmanı için |
| Sipariş alma | Yapılamaz | Talep toplama ile sipariş ayrılmalı |
| Satış sözleşmesi imzalama | Uygun değil | Ticari faaliyet riski doğurur |
| Stok ve dağıtım | Uygun değil | Yerel ticari yapı gerekir |
| Komisyon ve ücretli servis | Yapılamaz | Büro gelir elde edemez |
Görev tanımları ve yazışmalar
Faaliyet sınırının korunması yalnızca izin belgesine bağlı değildir. Çalışanların iş sözleşmeleri, görev tanımları, kartvizitleri, e-posta imzaları, hedef ve prim sistemleri, imza yetkileri ve organizasyon şemasındaki pozisyonları da fiilî faaliyetin değerlendirilmesinde önem taşır. Görev tanımında “pazar araştırması ve koordinasyon” yazan bir çalışanın satış kotasına tabi tutulması veya satış primi alması çelişkili bir görünüm yaratır.
Risk yaratan ifadeler
“Siparişinizi onaylıyorum.” · “Nihai fiyatımız aşağıdaki gibidir.” · “Size yüzde 10 indirim uygulayabiliriz.” · “Ödemeyi Türkiye hesabımıza yapabilirsiniz.” · “Sözleşme şartlarını şirketimiz adına onaylıyorum.”
Rolü doğru yansıtan ifadeler
“Talebinizi ana şirketimize ileteceğiz.” · “Resmî teklif yurt dışındaki merkezimizden gönderilecektir.” · “Türkiye pazarıyla ilgili bilgi topluyoruz.” · “Teknik talebinizi ana şirketimizin uzmanlarına aktarıyoruz.”
Burada yalnızca kullanılan ifade değil, işlemin gerçekte nasıl yürütüldüğü de önemlidir.
Sınırın aşılmasının sonuçları
İrtibat bürosunun ticari faaliyette bulunduğunun veya izin verilen alan dışında çalıştığının tespit edilmesi hâlinde; faaliyet izninin iptali, süre uzatma talebinin reddi, geçmiş dönem vergi yükümlülüklerinin incelenmesi, kurumlar vergisi ve KDV riskleri, vergi cezaları ve gecikme faizleri, çalışma izni süreçlerinin etkilenmesi ile banka ve sözleşme işlemlerinin sorgulanması gündeme gelebilir. Sorun ortaya çıktıktan sonra savunma hazırlamak yerine faaliyet modelini baştan doğru kurmak daha güvenlidir.
Pratik kontrol testi
- Türkiye’deki çalışanların satış hedefi bulunuyor.
- Çalışanlar müşterilerle fiyat pazarlığı yapıyor.
- Siparişler Türkiye ekibi tarafından onaylanıyor.
- Müşteri ödemeleri Türkiye’deki hesaba geliyor.
- Türkiye’de stok veya depo tutuluyor.
- Çalışanlar müşterilere ücretli teknik hizmet veriyor.
- Sözleşmeler merkezde imzalansa da şartları Türkiye ekibi belirliyor.
- Büronun giderleri müşteri gelirleriyle karşılanıyor.
Bu durumlardan biri varsa şube veya yerel şirket yapısına geçiş değerlendirilmelidir. İrtibat bürosu doğrudan ticari işletmeye dönüşmez; yeni yapının ayrıca kurulması ve geçişin planlanması gerekir.
Sık sorulan sorular
İrtibat bürosu müşterilerle görüşebilir mi?
Evet. Pazar araştırması, tanıtım ve koordinasyon amacıyla görüşebilir. Ancak fiyatı kesinleştirmemeli, sipariş almamalı ve sözleşmeyi sonuçlandırmamalıdır.
İrtibat bürosu teklif verebilir mi?
Bağlayıcı ticari teklif verilmesi risklidir. Resmî fiyat ve satış teklifinin yabancı ana şirket tarafından hazırlanması daha uygun olur.
İrtibat bürosu teknik destek verebilir mi?
Genel teknik bilgi ve koordinasyon desteği sunabilir. Ücretli bakım, onarım, montaj veya servis hizmeti ticari faaliyet riski oluşturur.
İrtibat bürosu çalışanına satış primi verilebilir mi?
Satışa bağlı prim sistemi, çalışanın fiilen satış faaliyeti yürüttüğü izlenimini doğurur. Görev ve ücret yapısı faaliyet modeliyle birlikte değerlendirilmelidir.
İrtibat bürosu depo kiralayabilir mi?
Faaliyetin ihtiyacına göre sınırlı depolama değerlendirilebilir. Ticari stok tutulması ve müşterilere dağıtım yapılması uygun değildir.
İrtibat bürosu banka hesabına müşteri ödemesi alabilir mi?
Hayır. Hesap, ana şirketten gönderilen faaliyet fonlarının ve ofis giderlerinin yönetimi için kullanılmalıdır.
İrtibat büronuzun faaliyetleri izin kapsamıyla uyumlu mu?
Büronuzun faaliyet listesini ve çalışanların görevlerini iletin; ekibimiz mevcut yapıyı ticari faaliyet, vergi, bordro ve izin riskleri açısından değerlendirsin, hangi işlemlerin büro üzerinden yürütülebileceğini ve görev tanımlarında hangi düzenlemelerin gerektiğini belirlesin. ÖzbekCPA ekibiyle iletişime geçin.
