Türkiye’de defter tutmak bir yöntem seçme meselesi değildir. Hangi defterlerin tutulacağı, hangi biçimde tutulacağı, ne zaman tasdik edileceği, ne kadar saklanacağı ve yanlış yapıldığında karşılığının ne olacağı mevzuatla belirlenmiştir. Sermaye şirketleri büyüklüğüne bakılmaksızın bilanço esasına tabidir, tasdik tarihleri ilgili oldukları yıldan önce gelir ve kaçırılan bir tasdik sonradan telafi edilemez.
Bu sayfa yasal defterlerin fiilen ne gerektirdiğini ortaya koyuyor. Hizmet modeli, gruba raporlama ve yasal defterlerle grup rakamları arasındaki mutabakat için Türkiye’de muhasebe hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Hangi Defterler Tutulmak Zorunda?
Anonim ve limited şirketler büyüklüklerine bakılmaksızın bilanço esasına göre defter tutar; bazı şahıs işletmelerine tanınan işletme hesabı esası bunlara açık değildir. İki ayrı defter grubu gerekir ve bunlar farklı mevzuattan doğar — biri bu yüzden sürekli unutulur.
| Defter | İşlevi | Kimler tutar |
|---|---|---|
| Yevmiye defteri | Her işlemin tarih sırasına göre kaydı | Tüm sermaye şirketleri |
| Defterikebir | İşlemlerin tekdüzen plana göre hesaplara dağıtımı | Tüm sermaye şirketleri |
| Envanter defteri | Açılış envanteri ile dönem sonu envanteri ve bilançosu | Tüm sermaye şirketleri |
| Pay defteri | Ortaklar, payları ve her devir | Tüm sermaye şirketleri |
| Genel kurul toplantı ve müzakere defteri | Genel kurul kararları ve hazır bulunanlar listeleri | Tüm sermaye şirketleri |
| Yönetim kurulu karar defteri | Yönetim kurulu kararları | Anonim şirketlerde zorunlu; limited şirketlerde ihtiyari, tutulmazsa müdür kararları genel kurul müzakere defterine yazılır |
Yevmiye, defterikebir ve envanter defteri muhasebeci tarafından tutulur ve nadiren eksik kalır. Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulu karar defteri ise vergi defteri değil ticari defterdir; ortak-yönetici yapılarında ve yabancı sermayeli şirketlerde çoğunlukla boş kalır ya da hiç açılmaz.
Sonucu sonradan ortaya çıkar. Pay defteri yoksa devir şirkete karşı ileri sürülemez. Usulüne uygun tutulmuş bir yönetim kurulu karar defteri yoksa temsile, atamalara ve sermayeye ilişkin kararlar ispatlanamaz. Her ikisi de durum tespiti çalışmalarında ilk istenen belgeler arasındadır ve geriye dönük bir kayıtla oluşturulamaz.
Tasdik: Açılış ve Kapanış
Şirketleri en çok yanıltan adım tasdiktir; çünkü bir yıla ait açılış tasdiki o yıl başlamadan önce yapılır.
| Defter | Açılış tasdiki | Kapanış tasdiki |
|---|---|---|
| Yevmiye defteri | Hesap döneminden önceki ayın sonuna kadar | İzleyen dönemin altıncı ayının sonuna kadar |
| Defterikebir | Hesap döneminden önceki ayın sonuna kadar | Aranmaz |
| Envanter defteri | Hesap döneminden önceki ayın sonuna kadar | Aranmaz |
| Yönetim kurulu karar defteri | Hesap döneminden önceki ayın sonuna kadar | İzleyen dönemin birinci ayının sonuna kadar |
| Pay defteri | İlk kullanımda; yaprak kaldıkça yenilenmez | Aranmaz |
| Genel kurul toplantı ve müzakere defteri | İlk kullanımda; yaprak kaldıkça yenilenmez | Aranmaz |
Takvim yılını hesap dönemi olarak kullanan bir şirkette bu şu demektir: bir yıla ait defterler bir önceki yılın aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilir, o yılın yevmiye defteri izleyen yılın haziran ayı sonuna kadar kapatılır ve yönetim kurulu karar defteri izleyen yılın ocak ayı sonuna kadar kapatılır. Kuruluşta açılış tasdiki noterde değil, ticaret sicili müdürlüğünde yapılır.
Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulu karar defteri, yeterli yaprakları bulunduğu ve önceki dönemde aksini gerektiren bir kayıt yapılmadığı sürece her yıl yeniden tasdik ettirilmez. Yapraklar bittiğinde yeni defter açılıp tasdik ettirilir ve devam kaydı düşülür.
Elektronik Defter
e-Fatura kapsamındaki şirketler izleyen yılın başında e-deftere geçer. Yevmiye defteri ve defterikebir bu andan itibaren elektronik ortamda tutulur ve noter tasdikinin yerini idareye yüklenen berat dosyaları alır. Ticari defterler — pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulu karar defteri — kâğıt olarak kalır ve noter tasdiki aranmaya devam eder.
| Konu | Elektronik rejimdeki durumu |
|---|---|
| Yevmiye ve defterikebir | Elektronik olarak tutulur; noter tasdiki aranmaz |
| Berat dosyaları | Tercihe göre aylık veya üç aylık; ilgili ayı ya da geçici vergi dönemini izleyen öngörülen süre içinde yüklenir |
| Dönemin son ayı | Kurumlar vergisi beyannamesine bağlı, daha geç bir süre uygulanır |
| Saklama | Yalnızca defterler değil, berat dosyaları ve kayıtları da saklama süresi boyunca muhafaza edilir |
| Ticari defterler | Kâğıt olarak ve noter tasdikiyle devam eder |
Defterler genellikle zamanında üretilir; kaçan şey berat dosyalarıdır. Çoğunlukla işin başındaki bir ay ya da muhasebeci değişimi sırasındaki bir dönem eksik kalır. Kimse bakana kadar yükleme süresi dolduğu için eksiklik düzeltilemez, yalnızca beyan edilebilir. Muhasebe başka bir yerden devralınmışsa, yüklenmiş berat dosyalarının tüm silsilesini kontrol etmek ilk yapılacak işlerden biridir.
Kayıt Düzeni
Defter ve kayıtlar Türkçe tutulur. Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla başka bir dilde de kayıt yapılabilir; bu, yasal kaydın yerine değil yanına gelen bir karşılıktır.
Kayıt ve belgelerde Türk lirası kullanılır. Yabancı para tutarları ayrıca gösterilebilir; ancak yasal kayıt, vergi mevzuatının öngördüğü kurla çevrilmiş lira tutarıdır.
İşlemler on gün içinde deftere kaydedilir. Kayıtlarını sürekli olarak muhasebe fişi, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza veya parafını taşıyan vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde bu süre kırk beş gündür.
Hesap kodları, numaralandırma ve mali tabloların biçimi mevzuatla belirlenmiştir. Grup hesap planı tekdüzen planın yerine geçmez, üzerine eşlenir.
Saklama
Birbiriyle örtüşmeyen iki ayrı kural vardır. Vergi mevzuatı, defterlerin ve bunları tevsik eden belgelerin, ilgili oldukları yılı izleyen yılın başından itibaren beş yıl saklanmasını arar. Ticaret mevzuatı ise defterleri, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançoları, finansal tabloları ve yıllık faaliyet raporlarını on yıl saklamayı zorunlu kılar.
Uygulamada on yıllık süre belirleyicidir; beşinci yılda imha edilmiş bir kayıtla on yıllık yükümlülük yerine getirilemez. Kural elektronik kayıtlar için de aynıdır: defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik faturaların kendisi kapsamdadır ve yalnızca bir yazılım aboneliğinin içinde duran arşiv, arşiv sayılmaz.
Ne Ters Gider, Karşılığı Nedir?
| Eksiklik | Sonucu |
|---|---|
| Defterlerin hiç veya geç tasdik ettirilmesi | Usulsüzlük cezası — gecikme bir ayı aşarsa daha ağırdır — ve re’sen takdir yoluna gidilebilmesi |
| Kapanış tasdikinin yaptırılmaması | Ticaret mevzuatı uyarınca idari para cezası; vergi cezasından ayrı olarak uygulanır |
| Berat dosyasının yüklenmemesi | Özel usulsüzlük cezası; süre yeniden açılmaz |
| Defterlerin ibraz edilmemesi | Gizleme sayılır; idari değil cezai sonuç doğurur |
| Pay defterinin tutulmaması | Devirler şirkete karşı ispatlanamaz; durum tespitinin standart bulgusu |
| Kayıtların süresince saklanmaması | Tevsik edilemeyen gider ve indirimler reddedilir |
Dikkat edilmesi gereken satır dördüncüsüdür. Bir defteri tasdik ettirmemek parasal yaptırımı olan idari bir eksikliktir. Usulüne uygun istendiğinde defterleri ibraz etmemek ise gizleme sayılır ve cezai sonuç doğurur — bu yüzden önceki meslek mensubundan eksik yapılan bir devir, bir sonraki yıl sonunda değil derhâl çözülmesi gereken bir sorundur.
Ne Yapıyoruz?
- Tüm yasal defterlerin doğru tarihlerde tasdiki
- Tekdüzen hesap planına göre yevmiye, defterikebir ve envanter defteri
- Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul müzakere defterinin güncel tutulması
- e-Defter işletimi ve berat dosyalarının yüklenmesi
- Kayıtların yasal süreleri içinde yapılması
- Saklama süresinin tamamını karşılayan belge akışı ve arşiv düzeni
- Dönem sonu envanteri ve mali tablolar
- Devir alınan işlerde tasdik ve berat geçmişinin incelenmesi
Sıkça Sorulan Sorular
Şirketler hangi defterleri tutmak zorunda?
Defterler ne zaman tasdik ettirilir?
Defterler her yıl yeniden tasdik ettirilir mi?
e-Defterde noter tasdiki gerekiyor mu?
Defterler İngilizce veya yabancı para üzerinden tutulabilir mi?
İşlemler ne kadar sürede deftere kaydedilmeli?
Defterler ne kadar süreyle saklanmalı?
Berat dosyası hiç yüklenmemişse ne olur?
Ozbek CPA olarak yabancı sermayeli şirketlerin, şubelerin ve irtibat bürolarının yasal defterlerini tutuyoruz: doğru tarihlerde tasdik, vergi ve ticaret defterleri, e-defter işletimi ve berat yüklemeleri, dönem sonu envanteri ve mali tablolar ile devir alınan her işte tasdik ve berat geçmişinin incelenmesi. Bize ulaşın.
