Türkiye’deki faaliyetlerini genişletmek isteyen yabancı şirketler Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan lisans alarak bir irtibat ofisi (temsilcilik ofisi olarak da bilinir) kurmakla işe başlayabilirler. İrtibat bürolarının Türkiye içinde herhangi bir ticari faaliyette bulunamayacağını unutmamak gerekir. İrtibat bürosu kurmak için aşağıdaki belgelerin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne sunulması gerekmektedir.
1. İrtibat Bürosunun Amacı
İrtibat bürosu, yabancı yatırımcılara Türkiye pazarına stratejik bir giriş noktası sağlayarak, daha büyük yatırımlara girişmeden önce pazarı test etmelerine olanak tanır. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü aracılığıyla irtibat bürolarının kurulmasına onay vermekten sorumludur. Başlangıçta irtibat ofisi izni üç yıllık bir süre için verilmektedir.
İznin uzatılması için irtibat bürosunun son üç yıldaki faaliyetlerini ve önümüzdeki üç yıl için planlarını özetleyen ayrıntılı bir rapor sunması gerekmektedir.
2. İrtibat Bürosu Kurmanın Faydaları
- Kurumlar Vergisi Muafiyeti: Ofis ticari faaliyette bulunmadığı için kurumlar vergisinden muaftır.
- KDV Muafiyeti: İrtibat bürolarının, yerel olarak mal veya hizmet satın almadıkları sürece KDV için kayıt yaptırmaları gerekmez.
- Maaşlarda Damga Vergisi veya Gelir Vergisi Yoktur: Çalışanlara ödenen ücretler gelir vergisi ve damga vergisi yükümlülüklerinden muaftır.
3. Türkiye’deki İrtibat Bürosunun İzin Verilen Faaliyetleri
Türkiye’deki bir irtibat bürosu, Türk mevzuatı tarafından belirlenen belirli sınırlamalara tabidir. İrtibat bürosunun temel amacı, doğrudan ticari faaliyetlerde bulunmaksızın yabancı ana şirketi temsil etmektir. İzin verilen faaliyetler şunlardır:
- Pazar araştırması
- Ana şirketin mal ve hizmetlerinin temsili ve tanıtımı
- Yerel tedarikçilerin kontrolü ve denetimi
- Teknik destek sağlama
- Bölgesel yönetim merkezi olarak hareket etmek
- İletişim ve bilgi yayma
İrtibat büroları, cezalardan veya Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından kapatılma riskinden kaçınmak için izin verilen bu faaliyetlere sıkı sıkıya bağlı kalmalıdır.
4. Türkiye’de İrtibat Bürosu Kurulması için Temel Gereklilikler
Türkiye’de bir irtibat bürosu açmak için başvuruda bulunurken, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı ana şirket ve önerilen büro hakkında belirli ayrıntıları inceleyecektir. Temel gereklilikler şunları içerir:
- Ana Şirket Geçmişi: Ana şirketin Türkiye’de irtibat bürosu açmak için başvurmadan önce en az bir yıldır faaliyette olması gerekmektedir.
- Mali Raporlar: Ana şirket en az bir mali yılı kapsayan onaylı mali tablolar sunmalıdır.
- Sermaye Yatırımı: Yetkililer ana şirketin sermaye yatırımını gözden geçirecektir. Ana şirketin ülkesinde herhangi bir sermaye yatırımı gerekmiyorsa, Bakanlık önceden bilgilendirilmelidir.
- Danışmanlık Firmaları: Ana şirket danışmanlık hizmetleri alanında faaliyet gösteriyorsa, kuruluş ve izin yenileme sürecinde ek belgeler gerekebilir.
İrtibat bürosu hiçbir koşulda ticari veya danışmanlık faaliyetlerinde bulunmamalıdır.
5. İrtibat Bürosu Başvurusu için Gerekli Belgeler
Türkiye’de irtibat bürosu kurulması için başvuruda bulunmak üzere aşağıdaki belgelerin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne sunulması gerekmektedir:
- Başvuru Formu: Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan temin edilebilir.
- Çalışma ve Taahhüt Beyanı: İrtibat bürosu tarafından yürütülecek çalışmaları özetleyen bir beyan, herhangi bir ticari faaliyette bulunmama taahhüdü ve imza sahibinin yetki belgesi.
- Faaliyet Belgesi: Yabancı ülke tarafından düzenlenmiş ve ilgili Türk Konsolosluğu tarafından veya Lahey Sözleşmesi (Apostil Sözleşmesi) hükümlerine göre onaylanmış.
- Mali Tablolar: Ana şirketin bilanço ve gelir tablosu.
- Yetki Belgesi: İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmek üzere görevlendirilen kişi(ler)e verilir.
- Vekaletname: Kuruluş prosedürleriyle başka bir temsilci ilgileniyorsa gereklidir.
Belgelerin aslının ibraz edilmesi halinde, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı kopyaları onaylayacak ve asıllarını başvuru sahibine iade edecektir.
6. Lisanslama ve Görev Süresi Uzatımı
İrtibat bürosu ruhsatları, beyan edilen faaliyetlere bağlı olarak en fazla üç yıl için verilir. İrtibat bürosu, lisans süresini uzatmak için, lisans süresi dolmadan önce Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na başvurmalıdır.
Bakanlık uzatma başvurularını aşağıdaki hususlara göre değerlendirir:
- Bir önceki yılda yürütülen faaliyetlerin niteliği
- Türkiye’deki iş planı ve gelecek hedefleri
- Mevcut ve öngörülen harcamalar
- Çalışan sayısı
Pazar araştırmasına veya yabancı şirket ürün veya hizmetlerinin tanıtımına odaklanan irtibat büroları görev süresi uzatımı için uygun olmayacaktır.
Kuruluş ve uzatma başvuruları, talep edilen tüm belgelerin doğru ve eksiksiz olması koşuluyla, genellikle 15 iş günü içinde tamamlanır.
7. Özel Uygulamalar ve Sektöre Özgü Düzenlemeler
Özel izin gerektiren sektörlerde (bankacılık, sigortacılık veya sermaye piyasaları gibi) irtibat bürosu kurmak için başvuran yabancı şirketler, Sermaye Piyasası Kurulu veya Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu da dahil olmak üzere ilgili makamlar tarafından değerlendirilecektir. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, bu sektörlerdeki irtibat bürosu başvurularını sonuçlandırmak için diğer yetkili kurumlara danışabilir.
8. Kuruluş Sonrası Yükümlülükler
Şirketler Türkiye’de irtibat bürosu kurduktan sonra aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirmelidir:
- Vergi Kaydı ve Kira Sözleşmesi: Vergi kaydı ve kira sözleşmelerinin kopyaları bir ay içinde Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na sunulmalıdır.
- Değişikliklerin Bildirilmesi: İrtibat büroları, büro temsilcisi/temsilcileri veya yabancı şirketin unvanında meydana gelen değişiklikleri, değişikliği takip eden bir ay içinde Bakanlığa bildirmek zorundadır.
- Yeni Kira Sözleşmesi: Ofis adres değiştirirse, yeni bir kira sözleşmesi sunulmalıdır.
- Yetki Belgesi: Yeni bir temsilci atanması durumunda ilgili sertifikanın ibraz edilmesi gerekmektedir.
9. İrtibat Bürosu Faaliyetlerinin Sona Ermesi
Türkiye’deki irtibat bürosunun faaliyetlerini durdurması halinde, ilgili vergi dairesinden alınan fesih beyanını Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na sunması gerekmektedir.
Fesih ile ilgili dikkat edilmesi gereken önemli noktalar:
- Ofisler, fesih ve tasfiye sırasında ödenmemiş bakiyeler dışında Türkiye’den fon transfer edemezler.
- Vergi ve sosyal güvenlik primleri de dahil olmak üzere ödenmemiş tüm borçlar kapanıştan önce ödenmelidir.
10. Bankacılık ve Finansal İşlemler
İrtibat bürosunun kurulmasının ardından, şirketin Türkiye’de hem Türk Lirası (TL) hem de yabancı para cinsinden banka hesapları açması gerekmektedir. Temel finansal işlemler şunları içerir:
- Yerel Banka Hesapları: Tüm harcamalar Türkiye’deki yerel banka hesapları üzerinden yapılmalıdır.
- Kamu Banka Hesabı: İrtibat bürosu, vergi ve sosyal güvenlik prim ödemeleri için bir kamu bankası hesabı tutmalıdır.
- Fon Transferleri: Tüm harcamalar ana şirket tarafından döviz transferleri yoluyla finanse edilmelidir ve bu transferler yetkililer tarafından her yıl, genellikle Mayıs ayında çapraz kontrole tabi tutulur.
11. İrtibat Görevlisinin Sorumlulukları
İrtibat görevlisi, yabancı ana şirketin Türkiye’deki birincil temsilcisidir. Sorumlulukları şunları içerir:
- Yerel ortaklar ve müşterilerle ilişkilerin kurulması ve sürdürülmesi
- Ana şirketin ürün ve hizmetlerinin tanıtılması
- İrtibat bürosunun faaliyetleri hakkında raporlar hazırlamak
- Türk yasa ve yönetmeliklerine uyumun sağlanması
- Tanıtım faaliyetleri sırasında ortaya çıkan anlaşmazlıklara aracılık etmek
- Ana şirketin onayına tabi olmak üzere tanıtım stratejileri önermek ve uygulamak
Teknik destek sağlayan irtibat büroları için, izin uzatma başvuruları sırasında ilgili bilgi ve belgeler (distribütörlük anlaşmaları gibi) talep edilebileceğinden, Türkiye’de distribütörleri veya müşterileri olması tavsiye edilir.
12. Vergi Yükümlülükleri
Türkiye’deki irtibat büroları ticari faaliyette bulunmadıkları için kurumlar vergisi ödemezler. Ancak, Türkiye içinde yapılan mal veya hizmet alımları için KDV ‘ye tabidirler. Çalışanların ücretleri genellikle gelir vergisinden muaftır:
- Maaşlar yabancı para cinsinden ödenir
- Çalışan başka bir ülkedeki sosyal güvenlik ödemelerini kanıtlar
13. İrtibat Bürosunda İstihdam
Türkiye’deki bir irtibat bürosu için personel alımına ilişkin belirli bir kısıtlama bulunmamaktadır. Şirketler, yabancı ana şirketin ihtiyaçlarına göre yerli veya yabancı çalışanları işe alabilirler. Ancak, yabancı çalışanlar için 90 günden uzun süreli kalışlar için oturma izni almak da dahil olmak üzere göçmenlik formalitelerine uyulmalıdır.
14. Türkiye’de İrtibat Bürosu Açmanın Avantajları
Türkiye’de bir irtibat ofisi açmak çeşitli avantajlar sunmaktadır:
- Türkiye pazarını test etmek için düşük maliyetli bir strateji
- Kurumlar vergisi veya KDV kaydı gerekmez (ticari faaliyetler gerçekleştirilmiyorsa)
- Çalışanların ücretlerine uygulanan damga vergisi ve gelir vergisinden muafiyet
- Ana şirketin Türkiye’deki ticari çıkarlarını tanıtma ve yönetme becerisi
