Türkiye’de KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Kullanımı
4857 Sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesinde yapılan değişiklikle birlikte, 24 Temmuz 2025 itibarıyla Türkiye’de insan kaynakları süreçlerinde KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) kullanımının yasal dayanağı güçlendirilmiş oldu. Bu değişiklikle, özellikle işçiye yapılacak yazılı bildirimlerin geçerlilik kazanabilmesi için KEP sisteminin kullanılmasına açıkça izin verilmiştir. Ancak iş sözleşmesinin feshi gibi kritik işlemler kapsam dışında bırakılmıştır.
KEP Nedir?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, içeriği ve zaman bilgisi hukuken geçerli olan, değiştirilemeyen elektronik postadır. Türkiye’de BTK tarafından yetkilendirilen özel şirketler tarafından hizmet sunulur.
Yeni Yasal Düzenleme Neleri Kapsıyor?
- Yürürlük Tarihi: 24 Temmuz 2025
- Yasal Dayanak: 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesi
- Resmî Gazete: Resmî Gazete Bağlantısı
1. Bildirimlerin KEP ile Yapılabilmesi
İşçilere yapılacak bildirimler (iş sözleşmesinin feshi hariç) artık KEP hesabı üzerinden gerçekleştirilebilecek. Ancak bu bildirimin geçerli sayılabilmesi için işçiden yazılı ve imzalı muvafakat alınması şarttır.
2. Fesih Bildirimleri Kapsam Dışında
İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuran bildirimlerin her durumda yazılı olarak yapılması zorunlu olup, KEP üzerinden gönderilmesi yeterli değildir. Bu bildirimler, imza karşılığı elden teslim edilmeli ya da 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na uygun şekilde yapılmalıdır.
3. Maliyetler İşverene Ait
KEP sisteminin kullanılmasına ilişkin tüm maliyetler işveren tarafından karşılanacak ve bu maliyetler işçiye yansıtılamayacaktır.
4. Yasal Delil Niteliği
KEP üzerinden yapılan bildirimler, hem gönderim hem de teslimat bilgileriyle birlikte yasal delil olarak kabul edilmektedir. Bu da işverenin bildirim yükümlülüklerini yerine getirirken elini güçlendirmektedir.
5. Onay Gerektiren İşlemler Hariçtir
Yasa yalnızca bildirimleri kapsamaktadır. İşçiden açıkça onay alınması gereken işlemlerde (örneğin ücret değişikliği, fazla mesai onayı vb.) KEP ile yapılan gönderimler onay yerine geçmeyecektir.
İnsan Kaynakları ve İşverenler İçin Tavsiyeler
- Mevcut çalışanlardan yazılı muvafakatnamelerin alınması için bir süreç başlatılmalıdır.
- KEP altyapısı için yetkili sağlayıcılardan hizmet alınarak kurum içi entegrasyon yapılmalıdır.
- İK politikaları ve personel el kitapları yeni düzenlemelere uygun hale getirilmelidir.
- Fesih işlemlerinde KEP kullanımının tek başına yeterli olmadığı unutulmamalıdır.
Yasal Uyum ve Uygulama Sürecine İlişkin Değerlendirme
24 Temmuz 2025’te yürürlüğe girecek düzenleme, işverenlerin yasal bildirim süreçlerini daha güvenli, şeffaf ve hukuken geçerli kılmayı amaçlamaktadır. İnsan kaynakları süreçlerinde KEP’in kullanılabilir hale gelmesi, dijitalleşme adımlarını desteklerken aynı zamanda işçi haklarının korunmasına da katkı sağlamaktadır. İşverenlerin bu yeni düzenlemeye uyum sağlamak için hem teknik hem de hukuki açıdan hazırlık yapmaları önerilmektedir.
