Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması, Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) üzerinden yürütülen, şirketlere hem mevzuata uyum hem de operasyonel kolaylık sağlayan bir zorunluluk ve aynı zamanda bir dijital dönüşüm adımıdır. Özellikle 2025 ve 2026 itibarıyla yürürlüğe giren düzenlemelerle birlikte birçok şirket için ETDS’ye geçiş zorunlu hale gelmiştir.
Elektronik Ticari Defter Sistemi Nedir?
Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), şirketlerin bazı ticari defterlerini fiziki ortam yerine elektronik ortamda güvenli, izlenebilir ve standartlaştırılmış bir şekilde tutmasını sağlayan sistemdir.
ETDS üzerinden tutulabilen temel defterler şunlardır:
- Pay Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Yönetim Kurulu / Müdürler Kurulu Karar Defteri (zorunluluk kapsamı sonradan daraltılmıştır
Bu sistem sayesinde defterlerin açılış ve kapanış onay süreçleri, sistem kullanıcı tanımları ve noter bildirimleri elektronik ortamda entegre bir şekilde yürütülmektedir.
Türkiye’de Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Zorunluluğu
Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunluluğu, belirli şirket türleri ve tarihlere göre kademeli olarak uygulanmaktadır.
Yeni Kurulan Şirketler İçin ETDS Zorunluluğu
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler, kuruluş aşamasından itibaren ETDS kapsamında değerlendirilmektedir.
- Şirket kuruluş sözleşmesi MERSİS’te hazırlanırken, ETDS için sistem kullanıcısı tanımlanır.
- Kuruluşun tescili ile birlikte ilgili defterler otomatik olarak ETDS’de aktif hale gelir.
Bakanlık İznine Tabi Şirketler
Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler için özel hükümler bulunmaktadır. Bu şirketler; bankalar, finansal kiralama, faktoring, tüketici finansmanı, kart hizmetleri, varlık yönetim, sigorta şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri ve bazı diğer özel nitelikli şirketleri kapsamaktadır.
Bu şirketler bakımından:
- 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren kurulanlar için ETDS yükümlülüğü devreye girmektedir.
- Halihazırda izne tabi olan şirketler, 1 Temmuz 2025 itibarıyla belirlenen süre içinde ETDS’ye geçmek zorundadır.
Hangi Defterler Elektronik Ortamda Tutulmak Zorundadır?
Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması kapsamında özellikle şu defterler öne çıkmaktadır:
- Pay Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Yönetim/Müdürler Kurulu Karar Defteri (zorunluluk kapsamı revize edilmiştir)
Ancak Tebliğ’de yapılan değişiklikle, yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulması zorunlu defterler arasından çıkarıldığı düzenlenmiştir. Artık şirketler, talep etmeleri halinde karar defterini de ETDS’de tutabilir; aksi halde bu defteri fiziki olarak tutmaya devam edebilirler.
ETDS Zorunluluğundan Muaf Olan Şirketler
Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunluluğundan bazı şirketler istisna tutulmuştur. Özellikle savunma sanayii alanında faaliyet gösteren:
- Cumhurbaşkanlığı Savunma Sanayii Başkanlığı ve TSKGV’nin doğrudan/dolaylı bağlı ortaklık ve iştirakleri,
- EYDEP A sertifikasına sahip şirketler,
- Savunma sanayi projelerinin ana yüklenicisi olan şirketler,
ticari defterlerini fiziki ortamda tutmaya devam edebilmektedir.
ETDS’ye Geçiş Süreleri ve Son Tarihler
ETDS’ye geçiş süreci, mevcut şirketler için bir geçiş dönemi öngörmektedir:
- ETDS’ye geçiş süresi 2025 yılı sonuna kadar uzatılmıştır.
- 1 Temmuz 2025 tarihinden önce kurulmuş ve Tebliğ kapsamına giren şirketlerin, en geç 1 Ocak 2026 tarihine kadar noter üzerinden fiziki defterlerinin kapanış onaylarını yaptırarak ETDS’ye geçmeleri gerekmektedir.
Bu süreçte:
- Şirket yönetim kurulu, fiziki defterlerin kapanışı ve sistem kullanıcısının belirlenmesine ilişkin karar alır.
- Karar ve kapanışı yapılacak defterler ile birlikte notere gidilir.
- Noter kapanış onayını verdikten sonra, kapanış ve sistem kullanıcı bilgileri otomatik olarak ETDS’ye iletilir ve defterler elektronik ortamda aktif hale gelir.
Uygulamada Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması sürecinde şirketlerin dikkat etmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:
- Zamanlama: Kararın alındığı hesap dönemi içinde kapanış onayının yaptırılmaması halinde, sonraki hesap döneminde e-deftere/ETDS’ye geçilmek istenirse yeni bir yönetim kurulu kararı alınması gerekmektedir.ETDS Şema Yol Haritası
- Sistem Kullanıcısı: ETDS’de yetkili olacak sistem kullanıcısının doğru belirlenmesi ve MERSİS/ETDS entegrasyonunun doğru yapılması önemlidir.
- Noter Süreci: Noter üzerinden yapılan kapanış onaylarının ETDS’ye otomatik yansıması için belgelerin eksiksiz hazırlanması gerekmektedir.
- Gönüllü Geçiş: Zorunluluk kapsamında olmasa bile, dileyen şirketler ticari defterlerini ETDS’de elektronik ortamda tutmayı tercih edebilir. Bu durumda da aynı karar ve noter süreçleri uygulanır.
Türkiye’de Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulmasının Avantajları
Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması (ETDS) yalnızca bir mevzuat gerekliliği değil, aynı zamanda şirketler için önemli bir kurumsal yönetim ve dijitalleşme avantajı da sağlar:
- Defterlerin güvenli ve standart biçimde saklanması
- Denetim ve inceleme süreçlerinde kolay erişim
- Fiziki defter kaybı, tahribatı veya yer kaplama sorunlarının azalması
- Süreçlerin otomasyonu ile operasyonel verimlilik artışı
Bu nedenle birçok şirket, zorunluluk dışında da ticari defterlerini elektronik ortamda tutmayı tercih etmektedir.
Türkiye’de Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Profesyonel Destek
Türkiye’de ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması (ETDS), sadece teknik bir sistem kullanımı değil; aynı zamanda Ticaret Bakanlığı düzenlemeleri, geçiş süreleri, şirket türü bazlı istisnalar ve noter süreçleri ile birlikte değerlendirilmesi gereken bütüncül bir uyum konusudur.
Şirketinizin:
- ETDS kapsamına girip girmediğini,
- Hangi defterleri elektronik ortamda tutmak zorunda olduğunu,
- Geçiş süreci, yönetim kurulu kararları ve noter işlemleri açısından nasıl bir yol haritası izlemesi gerektiğini
netleştirmek isterseniz, ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
Bizimle iletişime geçin; şirketinizin ETDS sürecini mevzuata tam uyumlu, planlı ve sorunsuz şekilde yönetmenize OzbekCPA olarak yardımcı olalım.
