Fiilî envanter, işletmelerin aktiflerinde yer alan mal, emtia, demirbaş ve diğer varlıkların bizzat sayım, ölçüm ve tartım yoluyla tespit edilmesi işlemidir. Vergi Usul Kanunu’nun 186. maddesi, işletmelerin dönem sonlarında fiilî envanter yapmakla yükümlü olduğunu açıkça düzenlemiştir.
Amaç
- İşletmenin gerçek varlık durumunu ortaya koymak,
- Defter kayıtlarıyla fiilî durum arasındaki farklılıkları belirlemek,
- Stok ve varlık yönetiminde şeffaflık sağlamak,
- Hatalı, kayıp veya usulsüz işlemleri ortaya çıkarmak,
- Mali tabloların gerçeği yansıtmasını sağlamak.
Fiilî envanter, işletmenin tüm varlık ve borçlarını kapsar. Başlıca uygulama alanları şunlardır:
- Stoklar: Hammadde, yarı mamul, mamul, ticari mal.
- Maddi Duran Varlıklar: Makine, teçhizat, demirbaş, taşıtlar.
- Kasa ve Nakit Mevcudu: Fiilen sayım yoluyla kontrol edilir.
- Alacak ve Borçlar: Miktar ve mahiyet itibarıyla teyit edilir.
Yöntem
- Sayım: Mal ve emtianın fiziksel olarak sayılması.
- Ölçüm ve Tartım: Ölçülebilir nitelikteki kıymetlerin (örneğin akaryakıt, maden, hububat) fiilen ölçülmesi veya tartılması.
- Değerleme: Sayım sonucu bulunan miktarların VUK hükümlerine göre değerlenmesi.
- Kayıt Karşılaştırması: Fiilî envanter sonuçlarının muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması ve farkların açıklanması.
- Mali tabloların doğruluk ve güvenilirliğini sağlar.
- Vergisel yükümlülüklerin doğru hesaplanmasına temel oluşturur.
- İç kontrol ve denetim mekanizmaları açısından önemli bir güvence sağlar.
- Kayıp-kaçak ve usulsüzlüklerin erken tespitine imkân tanır.
Fiilî envanter, işletmenin mali yapısının doğru ve şeffaf şekilde ortaya konulması için zorunlu bir uygulamadır. Dönem sonlarında düzenli olarak yapılmalı, sonuçları kayıtlarla karşılaştırılmalı ve farklar gerekçeleriyle açıklanmalıdır.
