Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), ticaret şirketlerinin muhasebe ile ilgili olmayan ticari defterlerini elektronik ortamda tutmalarını düzenleyen ve 14 Şubat 2025 tarihli, 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tebliğ ile yürürlüğe giren bir uygulamadır.
Bu kapsamda;
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
elektronik ortamda oluşturulup saklanabilmektedir. ETDS, defterlerin güvenli biçimde kaydedilmesi, korunması, gerektiğinde ibraz edilmesi ve doğrulanabilir belge niteliğinde kullanılmasını sağlamaktadır.
Yasal Dayanak
ETDS uygulaması, İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ile yürürlüğe girmiştir. Ayrıca Ticaret Bakanlığı, uygulamayı kolaylaştırmak amacıyla “100 Soruda Elektronik Ticari Defter Sistemi” adlı kılavuzu yayımlayarak kamuoyu ile paylaşmıştır.
Kapsam Dahilindeki Şirketler
ETDS, kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifleri kapsamaktadır.
- 01.07.2025 tarihinden itibaren, kuruluşu ve esas sözleşme değişiklikleri Ticaret Bakanlığı iznine tabi şirketler (örneğin bankalar, sigorta şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, holdingler vb.) elektronik defter tutmakla yükümlüdür.
- 01.01.2026 tarihinden itibaren, ticaret siciline yeni tescil edilecek tüm şirketler için ETDS zorunlu hale gelecektir.
- Bu tarihten önce tescil edilmiş diğer şirketler açısından ise sistem ihtiyari olarak kullanılabilecektir.
Kararların Fiziki Ortama Geçirilmesi
Elektronik deftere geçiş sürecinde, hâlihazırda noter tasdiki ile fiziki ortamda tutulan defterlerin kapanış onayı yapılması zorunludur. Bu işlem noter aracılığıyla gerçekleştirilir ve ardından defterler ETDS üzerinden elektronik ortamda açılır.
- Genel kurul ve yönetim kurulu kararları, sisteme PDF formatında yüklenir.
- Elektronik imza veya ıslak imza ile alınmış kararlar sisteme aktarılabilir.
- Defterlerin açılış ve kapanış onayı elektronik ortamda aranmaz, yalnızca geçiş sürecinde fiziki defterlerin kapanış işlemleri yapılır.
ETDS Kapsamında Şirketler İçin Dijital Dönüşüm
Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasıyla birlikte şirketlere hem hukuki güvence hem de dijitalleşmenin getirdiği avantajları sunmaktadır.
01.01.2026’dan itibaren tüm yeni kurulan ticaret şirketleri için zorunlu hale gelecek olan ETDS, mevcut şirketler için ise ihtiyari olarak uygulanabilecektir. Bu nedenle şirketlerin zamanında geçiş hazırlıklarını yapmaları, fiziki defter kapanış onaylarını gerçekleştirmeleri ve sistem kullanıcısı yetkilendirmelerini doğru şekilde yapmaları büyük önem taşımaktadır.
ETDS sayesinde kararların güvenli elektronik ortamda saklanması, doğrulanabilir belge niteliği kazanması ve üçüncü taraflarla yapılacak işlemlerde geçerliliğinin korunması sağlanmaktadır. Bu yönüyle ETDS, ticari hayatın dijital dönüşümünde kritik bir adımı temsil etmektedir. Şirketinizin ETDS’ye geçiş sürecinde doğru adımlar atabilmesi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
