VERGİ SİRKÜLERİ

NO: 2020/15

KONUSU: Gelir İdaresi Başkanlığı, Uygulama ve Veri Yönetimi Daire Başkanlığınca 30.04.2020 tarihinde yayımlanan “Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz” Başlıklı Sirkü Hakkında

Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz’un Kanuni Alt Yapısı

            Gelir İdaresi Başkanlığınca 13/12/2011 tarihinde yayımlanan 1 sıra no’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine, 19/10/2019 tarihinde 3 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ yayımlanmış olup ilgili tebliğin 4. Maddesine e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı başlığıyla, yeni düzenlemeler getirilmiştir.

            4.4– Bu Tebliğ kapsamında, e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

–        4.4.1/a) e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise kağıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorundadır.

İlgili tebliğ, bu hükmünde muhasebe fişlerinin kağıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiği zaman ibraz zorunluluğu getirerek, nasıl muhafaza edilmesi konusunda serbestlik getirmiştir. Tebliğin devamında ise Muhasebe fişlerinin elektronik ortamda düzenlenmesi halinde uyulacak hususlar ve getirilen zorunluluklardan bahsetmiştir.

–        4.4.1/b) e-Defter dosyaları,  berat dosyaları ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kağıt ortamında saklanmayacak (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç) ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.

İlgili tebliğin 4.4.1 fıkrasının a) bendinde getirilen serbestlikle birlikte muhasebe fişlerinin kağıt ortamda tutulması veya elektronik ortamda tutulması ya da kağıt ve elektronik ortamda tutulması koşullarından, son seçenek olan kağıt ortamda ve elektronik ortamda birlikte tutulması durumunda kağıt ortamda tutulan muhasebe fişlerinin hukuken hiçbir hüküm ifade etmeyeceği ifade edilmiştir.

–        4.4.1/c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, e-Defter dosyaları, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve ilgili berat dosyalarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

–        4.4.1/ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Defter dosyalarının, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

–        7.8 Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile defterlerle ilişkili muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik ve uygulama kılavuzları ile e-Defter uygulamasına ilişkin diğer kurallar edefter.gov.tr adresinde duyurulur.

–        7.9. İstenilmesi halinde, e-Defter kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.

Muhasebe fişlerinin, elektronik ortamda düzenlenmesine yönelik bir zorunluluk getirmeyen bu kılavuz ile muhasebe fişlerinin elektronik ortamda  düzenlenmesi  durumunda  uyulması  gereken esaslar açıklanmıştır. Öteden beri olduğu gibi mükellefler dilemeleri halinde muhasebe fişlerini kağıt ortamda düzenlemeye ve  muhafaza etmeye devam edebileceklerdir.

Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz ve Yapılan Yeni Düzenlemeler

• Elektronik Ortamda Düzenlenecek Muhasebe Fişlerinde Asgari Olarak Bulunması Gereken Bilgiler

• Muhasebe fişi literatürde; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak tanımlanmaktadır. Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilmektedir. Muhasebe fişi kullanılarak muhasebe ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilmektedir.

Muhasebe fişlerine konu muamelelerin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 219 uncu maddesinde yer alan hükümler uyarınca,  en geç  45  gün  içinde  bu  fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

• Muhasebe fişleri 3 ana türde sınıflandırılmaktadır

1. Tahsil Fişi
2. Tediye Fişi
3. Mahsup Fişi

• e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye maddesi için  düzenlenmesi  gereken muhasebe  fişlerinde  asgari  olarak  bulunması zorunlu bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

Yukarıdaki kılavuz hükmü incelendiğinde e-defterde yer alan bütün bilgilerin zaten burada da yer aldığı görülmektedir. E-defterden farklı olan bilgiler ise şunlardır:

Fişin Düzenleme Tarihi (Gün/Ay/Yıl)

Fişin Düzenleme Zamanı (Saat ve Dakika)

Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde)

Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası

• Muhasebe Fişlerinin Elektronik Dosya Formatı Ve Onaylanması

(1) “kılavuzun 2. ” bölümünde  belirtilen  zorunlu  bilgileri  barındıran  elektronik  ortamdaki  muhasebe fişlerinin, genel tanınırlığa sahip ve bir veri tabanı dosyası (table) olarak kullanılabilecek standart belge formatında (xml, pdf içi xml, pdf, txt, csv, json vb.) olması gerekmektedir.

(2)  Bilgisayarlı  muhasebe  programlarında  düzenlenip,  genel  tanınırlığa  sahip  belge formatına dönüştürülen, kağıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişler, (1)  numaralı  fıkrada  belirtilen  standart  belge  formatlarına  uygun  olmak  koşuluyla, elektronik ortamda düzenlenmiş olarak kabul edilecektir.

(3)  Elektronik  muhasebe  fişlerinin,  defter  kayıtlarının  mükellefle  düzenlenen  aracılık  ve sorumluluk  sözleşmelerine  istinaden  serbest  muhasebeci  mali  müşavirler  tarafından gerçekleştirildiği durumlarda  serbest  muhasebeci  mali  müşavire  ait  NES  veya  Mali Mühürle,  mükellefin  kendisi  veya  işletmesinde  istihdam  ettiği  serbest  muhasebeci  mali müşavir  unvanına  haiz  meslek  mensubu  tarafından  gerçekleştirildiği  durumlarda  ise mükellefin  kendisi  veya  işletme  bünyesinde  istihdam  ettiği  serbest  muhasebeci  mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir.

(4) Elektronik muhasebe fişlerinin düzenlenmesi ve bu fişlere konu muamelelerin defterlere kayıtlarının  yapılmasında  213  sayılı  Kanunun  “Kayıt  zamanı”  başlıklı  219’uncu maddesinde  yer  alan  hükümler  başta  olmak  üzere  gerek  213  sayılı  Kanunun  diğer maddeleri gerekse ilgili mevzuatlarında belirlenen hükümlere uyulması gerektiği tabiidir.

(5) Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkündür.

Bilgi edinilmesini rica ederim.

Not: Bu sirkülerimiz ile kanunlarda yapılan son değişiklikleri özet bir şekilde sunmak amaçlanmıştır